สาระประมวล
ความมุ่งหมาย เพื่อให้นายทหารนักเรียนได้ทราบถึง
หลักการและเทคนิคของการเขียนหนังสือราชการ และการสรุปเรื่อง
อันจะเป็นสิ่งที่ช่วยเสริมสร้างทักษะงานด้านเอกสาร
ขอบเขตการศึกษา บรรยายและฝึกทักษะ
การเขียนหนังสือราชการแบบต่างๆ
รวมถึงการทำบันทึกสรุปเรื่องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.๒๕๒๖ และระเบียบกระทรวงกลาโหมว่าด้วยหนังสือราชการ พ.ศ.๒๕๒๗
สาระคู่มือ
๑. จุดสำคัญ
การติดต่อกันระหว่างส่วนราชการต่าง
ๆ ทั้งภายในและภายนอก
เป็นกิจกรรมที่จะต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
ทั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร
การขอความร่วมมือในการปฏิบัติ ตลอดจนการสั่งการหรือการมอบหมายให้ดำเนินการ
การติดต่อทางเอกสารเป็นสื่อที่มีความสำคัญและเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย สำหรับเอกสารหรือหนังสือที่ใช้ในวงราชการจัดเป็นเครื่องมือการสื่อความหมายที่มีลักษณะเฉพาะ
กล่าวคือ มีเนื้อความ ที่กะทัดรัด
ชัดเจน มีการใช้ถ้อยคำที่สุภาพ
การเขียนหนังสือราชการจะต้องใช้ความละเอียดรอบคอบในการเรียบเรียง
ความระมัดระวังในการใช้ภาษา ตลอดจนการยึดถือตามแบบแผนที่กำหนด
ดังตัวอย่างของเอกสารราชการที่มีให้เห็นอยู่หลายประเภท
เริ่มตั้งแต่แผนงานโครงการ หนังสือภายใน หนังสือภายนอก บันทึกข้อความ คำสั่ง
ประกาศ แจ้งความ แถลงการณ์ กฎระเบียบ ข้อบังคับ
บันทึกการประชุม หรือรายงานการประชุม
จนถึง ข่าวราชนาวี
ซึ่งแต่ละประเภทจะมีรายละเอียดและรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันออกไป
ในส่วนของรูปแบบของข้อความในหนังสือราชการโดยทั่วไปนั้น
แบ่งออกเป็นส่วนที่สำคัญ ๓ ส่วนคือ ส่วนนำเรื่อง
ส่วนของข้อความอภิปรายหรือข้อพิจารณา และส่วนที่เป็นข้อยุติและข้อเสนอแนะ
สำหรับรายละเอียดมีอยู่ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ระเบียบกระทรวงกลาโหมว่าด้วยหนังสือราชการ พ.ศ.๒๕๒๗
อทร.๘๔๐๑ การเขียนหนังสือราชการ และ อทร.๕๕๐๑
คำแนะนำในการใช้กระดาษเขียนข่าว
ส่วนการสรุปเรื่องนั้น เป็นการนำเสนอเรื่องราวที่ยืดยาวและมีความสลับซับซ้อน
โดยการจัดเรียบเรียง กลั่นกรองข้อเท็จจริง เนื้อหา ให้กะทัดรัดที่สุด แต่ยังคงประสิทธิภาพในการสื่อความหมายให้ดีที่สุด
การสรุปเรื่องจัดเป็นงานที่สำคัญอย่างหนึ่งของฝ่ายอำนวยการ
เนื่องจากเป็นการสรุปข้อราชการต่างๆ ที่มีความยาว ซับซ้อน หรือที่มีเอกสารอ้างอิงเป็นจำนวนมาก
ให้สั้น ชัดเจน และเข้าใจง่าย ทั้งนี้เป็นการช่วยให้ผู้บังคับบัญชา
สามารถพิจารณาประสานหรือสั่งการหน่วยรอง รวมถึงผู้เกี่ยวข้องได้ด้วยความสะดวกและรวดเร็ว
๒. จุดมุ่งหมาย
เพื่อให้นายทหารนักเรียนได้ทราบถึงหลักการสำคัญของการเขียนหนังสือราชการและการสรุปเรื่อง
เพื่อให้สามารถนำไปปฏิบัติราชการเป็นฝ่ายอำนวยการของ ทร.
ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
๓. ขอบเขต
เรียนรู้ถึงหลักการเขียนหนังสือราชการ แบบของหนังสือราชการ
หลักการและวิธีการบันทึกและการสรุปเรื่อง รวมทั้งฝึกการสรุปเรื่องและการทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย
๔. วิธีดำเนินการศึกษา
บรรยาย ๖ ชั่วโมง
ฝึกปฏิบัติ ๖ ชั่วโมง
๕. ประเด็นคำถามสำคัญ
คำถามที่
๑
การสรุปเรื่องจะนำไปใช้ประโยชน์ในด้านใดได้บ้าง
คำถามที่
๒ หลักการและวิธีการสรุปเรื่องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง
คำถามที่
๓ รูปแบบการเขียนหนังสือราชการของกรมในฝ่ายอำนวยการมีรูปแบบใดบ้าง
๖. เอกสารประกอบการศึกษา
๖.๑ การเขียนหนังสือราชการ
(อทร.๘๔๐๑)
๖.๒ ชุมพล ศิรินาวิน, นาวาโท. การบันทึกและการสรุปเรื่อง.
๖.๓ ผสมทรัพย์ เกื้อหนุน, นาวาเอก. การบันทึกและการสรุปเรื่อง.
๖.๔ สมนึก รักประทุม, นาวาเอก. การสรุปเรื่องและการบรรยายสรุป.
๖.๕ กลาโหม, กระทรวง. ระเบียบกระทรวงกลาโหมว่าด้วยหนังสือราชการ
พ.ศ.๒๕๒๗.
๖.๖ สำนักนายกรัฐมนตรี. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.๒๕๒๖.
๗. เอกสารอ่านประกอบเพิ่มเติม
๗.๑ คู่มือวิชาเสนาธิการกิจเบื้องต้น, กองวิชาเสนาธิการกิจ,
๒๕๕๒