การออกหนังสือรับรองการศึกษา กรมยุทธศึกษาทหารเรือ

คู่มือการขอหนังสือรับรองการศึกษา

 ความเป็นมาของคู่มือ

การจัดทำหนังสือรับรองการศึกษา เป็นภารกิจหนึ่งของแผนกระเบียนและสถิติ  กองการศึกษา ซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับผู้ที่จบการศึกษาจากโรงเรียนหรือสถานศึกษาที่อยู่ในความควบคุมของ ยศ.ทร. ในการนำไปใช้ในการศึกษาต่อหรือสมัครเข้าทำงาน หรือโอนย้ายไปหน่วยงานนอกกองทัพเรือ ซึ่งจะต้องดำเนินการในทุกห้วงเวลา ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวหากเจ้าหน้าที่ดำเนินการไม่ทันเวลา หรืออาจมีปัญหาใดๆ ในระหว่างการดำเนินการ อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อ  ผู้ที่มาขอหนังสือรับรองการศึกษา  ดังนั้น เพื่อให้เกิดแนวทางที่ชัดเจน ทันสมัย และมีมาตรฐานการดำเนินการ รวมทั้งให้เกิดปัญหาน้อยที่สุดหรือไม่เกิดเลย คณะทำงานจึงจัดทำคู่มือการขอหนังสือรับรองการศึกษาเพื่อใช้เป็นคู่มือหรือแนวทางในการดำเนินการต่อไป

วัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือ

เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องได้มองเห็นภาพรวมขั้นตอน ช่วงเวลา และแนวทางในการดำเนินการให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน และจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่จะมารับหน้าที่ใหม่ต่อไปในอนาคต

ขอบเขต

เป็นไปตามภารกิจในการจัดทำและตรวจสอบระเบียนประวัติสถิติ และเอกสารแสดง หรือรับผิดชอบวุฒิทางการศึกษาของนักเรียนในโรงเรียนชุมพลทหารเรือ10:59:55 หรือสถานศึกษาที่อยู่ในความควบคุมของกรมยุทธศึกษาทหารเรือ

ลักษณะงาน

เป็นการจัดทำหนังสือหนังสือรับรองการศึกษาทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ให้แก่ผู้ที่สำเร็จการศึกษา เพื่อนำไปใช้ในการศึกษาต่อหรือสมัครเข้าทำงาน หรือโอนย้ายไปหน่วยงานภายนอกกองทัพเรือ  รวมทั้งจัดเก็บแบบเสนอผลการสอบความรู้ (แบบ ยศ.๕ และแบบ ยศ.๖)  ของผู้ที่สำเร็จจากโรงเรียนหรือสถานศึกษาที่อยู่ในความควบคุมของ ยศ.ทร. ให้เป็นระบบและเป็นไปด้วยความเรียบร้อย

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

การจัดทำหนังสือรับรองการศึกษา

๑.๑  หนังสือรับรองการศึกษา แบบรายละเอียดวิชา (Transcript)

๑.๑.๑.  ตรวจสอบความถูกต้อง  เรียบร้อยของหนังสือรับรองการศึกษาที่พิมพ์เรียบร้อยแล้วกับแบบคำร้องขอหนังสือรับรองการศึกษา และคะแนนผลการสอบจากแบบเสนอผลการสอบความรู้  โดย

–  ตรวจสอบ ยศ ชื่อ สกุล ว่าพิมพ์ชั้นยศ และสะกดตัวอักษร ชื่อ-สกุล ถูกต้องหรือไม่

–  ตรวจสอบ วัน เดือน ปีเกิด ว่าตรงตามที่ระบุไว้ในคำร้องหรือไม่

–  ตรวจสอบ วัน เดือน ปีที่เข้า และสำเร็จการศึกษาว่าตรงตามที่ระบุไว้ในคำร้องขอหรือไม่

–  ตรวจสอบ หลักสูตร พรรค-เหล่า และโรงเรียนหรือสถานศึกษา ว่าตรงตามที่ระบุไว้ในคำร้องขอหรือไม่

–  ตรวจสอบรายวิชา หน่วยกิต ระดับคะแนน ว่าสำเร็จการศึกษาตรงตามแบบเสนอผลการสอบความรู้ (แบบ ยศ.๕) หรือไม่

–  ตรวจสอบรูปถ่ายของผู้ขอ กรณีเป็นข้าราชการประจำการ (ใน ทร.) รูปถ่ายต้องแต่งกายตามเครื่องแบบที่กำหนด มีชั้นยศถูกต้องตรงตามปัจจุบัน และมองเห็นชั้นชัดเจน กรณีเป็นข้าราชการนอกประจำการ (นอก ทร.) รูปถ่ายจะต้องแต่งกายชุดสุภาพเรียบร้อย

–  ตรวจสอบการสะกดคำถูก – ผิด และผู้ลงนามการออกหนังสือรับรองให้ถูกต้อง

๑.๑.๒  ก่อนนำหนังสือรับรองการศึกษาเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามตามลำดับชั้น ให้ออกใบเสร็จ รับเงินค่าหนังสือรับรองการศึกษา (ฉบับละ ๕๐.- บาท)  แนบพร้อมกับต้นเรื่อง ซึ่งประกอบด้วย

–  แบบคำร้องของหนังสือรับรองการศึกษา

–  หนังสือรับรองการศึกษาแบบรายวิชา ที่พิมพ์เรียบร้อยแล้วจำนวน ๑ ชุด (ฉบับจริงพร้อมสำเนา)

๑.๑.๓   เมื่อผู้บังคับบัญชาลงนามในหนังสือรับรองการศึกษาเรียบร้อยแล้วให้ดำเนินการ ดังนี้

–  นำหนังสือรับรองการศึกษาฉบับจริงมาปั๊มดุน ยศ.ทร. บริเวณรูปถ่ายให้เรียบร้อย  และแนบไว้กับใบเสร็จรับเงินที่ออกให้ ก่อนนำเก็บเข้าแฟ้มเอกสารแยกตามพรรค – เหล่า เพื่อรอให้ผู้ขอ  มาติดต่อรับหนังสือรับรอง

–  แยกหนังสือรับรองการศึกษาฉบับสำเนาคู่ฉบับแนบไว้กับแบบคำร้องขอหนังสือรับรองการศึกษา แล้วนำเก็บเข้าแฟ้มเก็บสำเนาเอกสารหนังสือรับรองการศึกษา

๑.๒  หนังสือรับรองการศึกษา แบบรับรองสำเร็จการศึกษา

๑.๒.๑  ตรวจสอบความถูกต้อง เรียบร้อยของหนังสือรับรองการศึกษาที่พิมพ์เรียบร้อยแล้ว กับแบบคำร้องขอหนังสือรับรองการศึกษา และคะแนนผลการสอบจากแบบเสนอผลการสอบความรู้  โดย

–  ตรวจสอบ ยศ ชื่อ สกุล ว่าพิมพ์ชั้นยศ และตัวสะกดอักษร ชื่อ – สกุล ถูกต้องหรือไม่

–  ตรวจสอบ  หลักสูตร  พรรค – เหล่า  และโรงเรียนหรือสถานศึกษาที่สำเร็จการศึกษา  วัน เดือน ปีที่สำเร็จการศึกษา ว่าตรงตามแบบเสนอผลการสอบความรู้ (แบบ ยศ.๕) และตรงตามที่ระบุไว้ในคำร้องขอหรือไม่

–  ตรวจสอบรูปถ่ายของผู้ขอ กรณีเป็นข้าราชการประจำการ (ใน ทร.) รูปถ่ายต้องแต่งกายตามเครื่องแบบที่กำหนด มีชั้นยศถูกต้องตรงตามปัจจุบัน และมองเห็นชั้นยศชัดเจน  กรณีเป็นข้าราชการนอกประจำการ (นอก ทร.) รูปถ่ายต้องแต่งกายชุดสุภาพเรียบร้อย

–  ตรวจสอบการสะกดคำถูก – ผิดและผู้ลงนามการออกหนังสือรับรองให้ถูกต้อง

๑.๒.๒  ก่อนนำหนังสือรับรองการศึกษาเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามตามลำดับชั้น ให้ออกใบเสร็จ  รับเงินค่าหนังสือรับรองการศึกษา (ฉบับละ ๕๐.- บาท) แนบพร้อมกับต้นเรื่องซึ่งประกอบด้วย

–  แบบคำร้องของหนังสือรับรองการศึกษา

–  หนังสือรับรองการศึกษา แบบรับรองสำเร็จการศึกษาที่พิมพ์แล้ว จำนวน ๑ ชุด (ฉบับจริงพร้อมสำเนา)